Guía de la semana: Cómo sacarle el mayor rendimiento a Dropbox, parte II

La semana pasada dedicamos nuestra Guía de la Semana para mostrarles nuevas maneras de exprimir todo su potencial a Dropbox. Recibimos bastantes comentarios con algunas sugerencias interesantes; por eso, dedicamos una nueva entrada al servicio, con más actualizaciones y formas de aprovecharlo.
En esta oportunidad, nos orientaremos más al trabajo colaborativo, a la posibilidad de crear y compartir documentos públicos, galerías de imágenes, y además compartiremos una nueva selección de aplicaciones que realmente sirven para sacarle todo el jugo a Dropbox. Es una herramienta maravillosa, y si sabemos cómo usarla correctamente, se puede transformar en uno de los pilares de los servicios que utilizamos.

Cómo compartir carpetas

En Dropbox, no solamente podemos crear carpetas que podemos ver nosotros, sino que además podemos compartirla con otros usuarios que también tengan Dropbox instalado. ¿Cuál es la maravilla de esta funcionalidad? Básicamente, cuando nosotros subimos o actualizamos un archivo, no solamente lo podremos ver en los dispositivos que tengamos sincronizados, sino que además se actualizará en los dispositivos de otros usuarios que nosotros hayamos seleccionado.
¿Cómo logramos hacerlo? Simplemente tenemos que crear una “carpeta compartida” cuya opción aparecerá cada vez que creemos una nueva carpeta. Si es una carpeta ya existente la que buscamos compartir, con hacer click derecho sobre ella se nos ofrecerá la opción de compartirla. Para hacerlo, tendremos que insertar las direcciones de correo electrónico las personas que busquemos que tengan acceso a nuestros documentos, y enviarles una invitación (para que tengan una idea, es similar a lo que sucede cuando compartimos un documento en Google Docs).
Las carpetas se pueden compartir tanto desde la aplicación de escritorio como desde el sitio de Dropbox. Existen algunas reglas: no podemos compartir entre otros usuarios carpetas que ya son públicas (veremos esto en más detalle a continuación), y solamente el creador del documento puede eliminar personas de la posibilidad de poder visualizarlo y editarlo. Si hay cambios conflictivos en el documento (como puede suceder siempre en trabajo colaborativo, que hacemos un cambio al mismo tiempo que otra persona), Dropbox guardará dos documentos diferentes para que nada se pierda.
Podemos ver que, sobre todo para negocios o emprendimientos que requieran que trabajemos con otras personas, Dropbox es una herramienta muy interesante. No solamente estamos hablando de compartir documentos de texto o planillas, sino que también tenemos la posibilidad de compartir películas, archivos de audio, y todo tipo de documentos. Sobre todo si consideramos los límites que tenemos al enviar archivos por correo electrónico, Dropbox se transforma en una herramienta casi indispensable.

Cómo crear documentos públicos

Además de otorgarnos la posibilidad de compartir documentos con otras personas, Dropbox nos permite crear documentos y carpetas públicas, que todos pueden acceder y descargar si tienen el link adecuado. Esta puede ser una herramienta interesante cuando no tenemos un servidor para compartir determinados documentos, como pueden ser canciones y películas. Dropbox genera, al recibir un archivo en su carpeta pública, un link de descarga directa que puede ser utilizado por cualquiera que lo tenga, siempre y cuando el archivo se mantenga dentro de la carpeta pública y no sea eliminado por el usuario que lo subió.
Solamente los archivos que se encuentran dentro de la carpeta pública pueden ser accedidos por otros, y esos otros son las personas que tienen el link público. ¿Cómo se genera este link? Una vez que el documento ha sido sincronizado en la carpeta pública, cuando hacemos click derecho sobre el documento podremos pedirle que genere el link. Si tenemos alguna duda acerca de la privacidad de este tipo de documentos, es poco probable que un usuario que desconozcamos adivine el link público de los archivos que contiene nuestra carpeta, así que es seguro que solamente las personas que tienen el link pueden accederlo.
La pregunta puede ser, ¿para qué necesito una carpeta pública si ya puedo compartir mis carpetas con quien quiera? Pues, en estos casos, a veces no queremos compartir todo el contenido de la carpeta con una persona en particular (tenemos que enviar información para un trabajo específico, solamente queremos mostrar una canción o un clip de una película, etc), y preferimos que tenga un acceso limitado. Como esto no se puede hacer desde la carpeta compartida, es decir, tendrán todos los permisos para acceder a todos los documentos, es mejor crear un archivo público para que la otra persona lo pueda descargar y visualizar.
Las carpetas públicas también pueden servir como un sustituto de un FTP, si queremos tener un directorio de archivos disponibles para todas las personas. Por ejemplo, si tenemos un blog y queremos compartir una canción o un clip de una película, podemos hacerlo revelando el link público para otras personas. Sin embargo, es una herramienta que tiene que ser utilizada con mucha responsabilidad, intentando no infringir los derechos de copyright que, como sabemos, se protegen duramente en este tipo de servicios.

Cómo crear galerías de fotos

Una funcionalidad muy interesante con la que cuenta Dropbox es la galería de imágenes públicas. Si entramos a Dropbox notaremos que tenemos una carpeta que viene instalada por Default, titulada “Fotos”. Obviamente, podemos usarla para almacenar fotografías sin darle demasiada importancia, pero la verdad es que esta carpeta es una herramienta maravillosa que nos permite crear galerías de fotos que podemos compartir tanto online como con familiares y amigos.
Pensemos a la carpeta de Fotos como una carpeta más de Dropbox, pues en realidad, eso es lo que es. Como cualquier carpeta, podemos hacerla pública, y podemos compartirla. Pero la peculiaridad de la carpeta de Fotos es que, cuando subimos una fotografía y esta se sincroniza, estaremos creando además una galería de fotos. Creando sub-carpetas dentro de Fotos, podremos crear una infinidad de galerías para compartir.
¿Cómo comenzamos a crear este álbum de fotos? Para que lo tomemos de ejemplo, en la carpeta Fotos encontraremos una subcarpeta de fotos de prueba que están pre-instaladas. Nada más tenemos que crear una carpeta en cualquier lugar de nuestro ordenador, y más tarde arrastrarla, con las imágenes en su interior, a la carpeta Fotos de Dropbox. Como verán, esto es mucho más fácil que subir las imágenes a Flickr o a otro servicio similar.
¿Podemos compartir estas fotos? Sí, y hasta podemos crear un álbum de fotos colaborativo. Tenemos que seleccionar la carpeta de fotos que queremos compartir, ingresar los correos electrónicos de las personas que queremos que colaboren, y enviarles la invitación. Cada una de las personas que sea miembro de la carpeta podrá subir sus propias imágenes, que serán sincronizadas en todos los ordenadores y dispositivos. Así, podemos armar un álbum de fotos sin necesidad de estar mandando las tomas por correo electrónico o tener que pedir que nos graben un CD (nos debe haber pasado a todos).
cuenta de Dropbox.

Fuente: Bitelia de Miguel Jorge